Zdarza się, że nasi Klienci zgłaszają potrzebę utworzenia tak zwanego „pionu akceptacji / wiadomości kroczącej”. Gdy do firmy przychodzi nowy pracownik, pojawia się wymóg weryfikacji przez koordynatora (lub koordynatorów) poczty wychodzącej danego użytkownika – zanim trafi ona do odpowiedniego odbiorcy. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów stworzyliśmy ZI-MailApproval !
Po instalacji zimletu, administrator otrzymuje możliwość zamodelowania dowolnej ilości grup osób, których wiadomości mają przechodzić weryfikację, oraz dowolnej ilości grup koordynatorów sprawdzających korespondencję, to wszystko co należy wykonać zaraz po instalacji rozszerzenia. Przejdźmy do najważniejszej rzeczy, czyli samej aplikacji – jak działa oraz jak ją wykorzystywać.
Koordynator otrzymuje dostęp do specjalnego panelu, będącego centrum zarządzania każdą wiadomością, za którą jest odpowiedzialny. System dynamicznie przydziela koordynatorom wysłane wiadomości użytkowników, którzy należą do jego grupy.
Sam panel akceptacji składa się z kilku elementów – Okna dostępnych wiadomości, przycisków akcji oraz szybkiego podglądu.
Dostępne wiadomości do akceptacji
To okno zawiera wszystkie dostępne korespondencje, co do których musimy podjąć jedną z dozwolonych akcji – zaakceptować lub odrzucić.
Jako, że ilość danych, która docelowo będzie się tutaj znajdowała może być bardzo duża, zdecydowaliśmy się na dodanie kilku naszym zdaniem niezbędnych elementów pozwalających na wygodniejszą pracę. Takimi elementami jest możliwość sortowania każdej z kolumn, wybrania ilości załadowanych wiadomości, akcje zbiorowe oraz głębokie filtrowanie po polu „Od”.
Korzystając z managera filtrowania, dostajemy informację ile wiadomości danego użytkownika oczekuje na weryfikację. Możemy wybrać jednego lub kilku, a następnie aktywować filtr. System wyciągnie dla Nas jedynie te wiadomości, na których nam zależy i zaprezentuje je w tabeli.
Podgląd wiadomości
Po wybraniu konkretnej wiadomości możemy przyjrzeć się całej zawartości. Przeczytać treść, przejrzeć załączniki, zobaczyć do kogo wiadomość była wysyłana, oraz co ważne, z tego poziomu dostępne mamy również pole „wszyscy odbiorcy”. W tym miejscu znajdują się wszystkie adresy email na które wiadomość ma dotrzeć. Widzimy tam również meile osób, które znalazły się w UDW, listy dystrybucyjne i wiele innych adresów, których moglibyśmy docelowo nie zobaczyć.
Przyciski akcji
ZI-MailApproval dla Koordynatora końcowo sprowadza się do wybrania jednej z dostępnych opcji – zaakceptuj lub odrzuć. Po wybraniu jednej z nich (i potwierdzeniu w przypadku chęci odrzucenia), wiadomość znika z panelu a system samodzielnie dokonuje niezbędnych akcji w celu wykonania docelowego działania.
CO NA PRZYSZŁOŚĆ?
Wypuszczając pierwszą wersję zimletu, mamy wciąż głowy pełne pomysłów na kolejne udoskonalenia.
W przyszłości pojawi się również zakładka dla administratora, pozwalająca na jeszcze szybsze i wygodniejsze zarządzanie grupami osób do weryfikacji i zespołami koordynatorów, panel z informacjami dla użytkownika o jego wiadomościach oczekujących czy powiadomienia do nadawcy podczas odrzucania wniosku.
Masz jakieś pytania dotyczące tego lub innych naszych zimletów? Zapraszamy do kontaktu, bardzo chętnie odpowiemy.
18 czerwca w Warszawie organizujemy konferencję OPENSOURCE W BIZNESIE 2019, jeżeli chcesz poznać nas osobiście lub móc przeklikać ZI-MailApproval albo inne nasze rozwiązania, serdecznie Cię zapraszamy!