Temat archiwum poczty przejawia się ostatnio dość często podczas rozmów i spotkań z Klientami. W ostatnich latach w administracji publicznej, przywiązywano mniejszą wagę do narzędzia archiwum, ponieważ mechanizm kopii zapasowej systemu poczty w zupełności wystarczał. Nie liczył się tak naprawdę czas dostarczenia wiadomości z kopii, ani możliwość podglądu archiwum wiadomości online. Najczęściej archiwa miały charakter lokalny (przechowywane lokalnie na desktopach) i za ich zabezpieczenie byli umownie odpowiedzialni sami użytkownicy.
Obecnie sytuacja ulega szybkiej zmianie ponieważ okazuje się, że archiwalne dane są równie ważne jak nowa poczta email i często stanowią dodatkowe zabezpieczenie dla Organizacji. Zmiana modelu postrzegania tego problemu, powoduje konieczność zainwestowania w dedykowane i sprawdzone rozwiązania do archiwizowania zasobów pocztowych.
Wówczas rozpoczyna się proces poszukiwania optymalnego rozwiązania do wdrożenia, czasami w ekspresowym tempie.
Z naszej praktyki i doświadczenia wynika, że archiwum poczty staje się niezbędnym narzędziem dla Organizacji w określonych sytuacjach:
Moment 1 = nagle okazuje się, że trzeba odszukać archiwalnej wiadomości. Ze względu na jej wartość ma ona bardzo duże znaczenie dla Organizacji. Wiadomości nie ma już w kopiach (jest zbyt odległa w czasie), a komputer na którym była przechowywana lokalnie miał awarię dysku.
Moment 2 = przygotowujemy się do wdrożenia nowego systemu poczty i nie chcemy migrować wszystkich danych na serwer produkcyjny. Wówczas część danych trafia do archiwum z dostępem dla użytkowników poprzez web.
Moment 3 = mamy potrzebę zabezpieczenia danych użytkowników … przed nimi samymi. Brzmi kuriozalnie, ale w praktyce chodzi o zabezpieczenie Organizacji przed utratą danych. Kopia systemu poczty przechowuje dane kont przez dość krótki okres. W jaki sposób zweryfikować, czy użytkownik systemu świadomie lub przypadkowo nie usuwa wiadomości? Archiwum zabezpiecza przed skutkiem takiego procederu.
Moment 4 = dane użytkowników zajmują coraz więcej miejsca powodując duże zapotrzebowanie na pamięć masową na serwerze pocztowym. Dodatkowo przechowywanie dużego wolumenu danych powoduje spowolnienie działania usługi poczty. Użytkownicy chcieliby swoje starsze dane zarchiwizować w taki sposób by mieć do nich dostęp online.
Rekomendowanym przez nas rozwiązaniem jest archiwum poczty Piler, które w odpowiedni sposób zabezpiecza interesy zarówno użytkownika, jak i właściciela danych. Piler współpracuje nie tylko z Zimbrą, ale również innymi środowiskami dedykowanymi do poczty elektronicznej. Piler realizowany w ramach naszej platformy Octopus jest rozwiązaniem skutecznym i wydajnym, a przy tym optymalnym kosztowo przy wdrożeniu. Produkt nie wymaga licencjonowania.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego jak działa archwium pocztowe Piler zapraszamy do naszej galerii filmów.